人事档案密集柜自古有之，持续演变，类别多样，内容丰富，是盛放当时选拔、任用、考核、控制文武百官的重要根据，也是后世研究政治、官制、司法、社会、人口等的重要的存放工具。
殷商的甲骨刻辞中有殷官制的记录，在金文档案柜中包括还有商王对官员的册命、诰命、赏赐等记述。这些可谓目前我们可见的zui早的人事档案密集柜。
西周时官制完善，当时有巨大的贵族官僚机构，在人事档案密集柜方面有分封、命官、赏罚、志功方面的诰命文书和官员的考核材料。“自公卿诸侯，至于群士，善恶之迹，毕集于史职”。同时还有选贤举能之“荐书”。
春秋战国时期为了保证国家财政来源，各国推行上计制度。即，国君任命的郡县长官于每年年终将下一年度的民户和财赋数目写在木卷上，送呈国君，国君把木卷剖分为二，王执右卷，臣执左卷，目前年度终了时，郡县将赋税上缴国君，国君按照右卷考核实征数目，并决定官员的升降或赏罚。这种木卷即是“计书”，它既属于田赋档案，也是当时一种重要的官员考核材料。
秦自孝公来实行商鞅变法，崇尚军功，并以军功大小封赏官爵，因此构成了列侯功臣的册书、命封和罢免诸侯、王、三公的命令等。秦统一六国后，废除了以血缘关系为基础的世卿世禄制度，地方行政管理实行郡县制，中央设立了“三公九卿”，官员任免权集于皇帝手中，当时就构成了各种不同身份、不同爵位的官吏名籍和官籍。
魏晋南北朝时期实行“九品中正制”，门第成为每个人获利社会位置、权力的根据。谱牒作为门第血缘的文字凭证，成为维护士族特权的工具。当时“官有簿状，家有谱系。官之选举，必山于簿状；家之婚姻，必山于谱系”。“有司选举，必稽谱牒”，谱牒成为zui重要的人事档案密集柜。
唐太宗非常重视人才的选拔任用。他说：“为官择人，唯才是举。苟或不才，虽亲不用……如其有才，虽仇不弃”。“用得正人，为善者皆劝。误用恶人，不善者竞进”。贞观元年他在御室中设有屏风志，凡“在官善恶之迹，皆著于名下，以备黜徒。”在选官用人方面，唐发展了隋的科举制度并有一套新的制度和办法。唐时规定应试者经考试及第后，还要参与吏部铨选才能授官。
唐代“甲历”包括四大类：一是“选解”，即官员的履历材料；二是考课材料，考核官员的任职是不是推行国家的法律谓之“考”，国家计划任务完成情况谓之“课”；三是选拔材料，唐代铨选官员先山礼部主考，后吏部再考“身(要求体貌丰伟)、言(要求言词辨正)、书(要求楷法遒美)、判(要求文理优长)”，而后“据其状以核之，量其资以拟之”(《册府元龟》)；四是褒奖材料，分为勋甲、封甲两类。
唐王朝建有甲库，专门保管甲历，这是我国古代zui早的、专门的人事档案密集柜库。甲库配有专职管理人员——甲库令史。鉴于唐高宗永徽五年“司勋大火，甲历并烬”的教训，唐政府又建立了甲历副本和分库保管的制度。唐代规定，要对甲历“常加检点收拾”，违者“条例处分”(《唐会要•甲库》)；铨选官员时，要核对甲历，如果发现甲历不实，要严加惩处；为预防甲历作弊，严格用印制度。这些做法，对于我们今日的人事档案密集柜管理仍有重要的参考意义。
清代时的官员档案材料主要包括：履历材料、考课材料、投供材料、给凭材料、奖励材料（称作“功牌”）、退休材料等，到了清末，照片已开始作为人事档案密集柜材料归档。宣统三年谕旨规定：凡内阁派遣官员，应一律废除之前所使用的填写履历、核对笔迹的方式，改用查根据片。人事档案密集柜包括的内容和制作材料有了新的发展。
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